• Gestionar el funcionamiento del Sistema de Adquisición de los Bienes y Servicios requeridos por la Institución, mediante los procesos de compra que correspondan.
• Preparar los carteles de licitación, recibir ofertas, analizarlas cuando corresponda y realizar la recomendación de adjudicación para que se emita el acto final.
• Mantener registros confiables y actualizados sobre las operaciones y trámites atinentes a los procesos de contratación, suministro de bienes y servicios y otros aspectos relacionados, con el fin de facilitar la toma de decisiones.
• Efectúa los trámites de exoneración, importación y desalmacenaje de los materiales y equipos importados, de conformidad con la legislación vigente.
• Realizar informes de trámites de contratación.
• Llevar a cabo el proceso de alimentación de los sistemas de la Contraloría General de la República en lo que respecta a los procesos de contratación administrativa realizados.
• Elaborar la recomendación del acto final para que se tome la decisión sobre la contratación.
• Atender consultas que le formulen otras dependencias públicas o privadas relacionadas con los procesos de contratación.
• Tramitar los procedimientos de remate.
• Recibir, gestionar y dar seguimiento a las garantías de participación y cumplimiento.
• Registrar y mantener actualizada la información de todos los procedimientos de contratación administrativa en los sistemas utilizados para tal efecto.
• Elaborar y publicar el Programa Anual de Adquisiciones y sus modificaciones.
• Elaborar informes periódicos del Inventario de bienes.
• Coordinar con el personal la actualización de los inventarios de bienes y suministros.
• Preparar informes de los bienes en inventario.
• Llevar el control del movimiento del inventario a nivel institucional.
• Llevar un inventario de los suministros adquiridos por la Municipalidad.
• Atender en todos sus extremos los requerimientos de la Contraloría en cuanto al tema de compras de bienes y servicios en la Municipalidad.
• Coordinar los levantamientos generales de inventarios en la Municipalidad.

Es una unidad asesora que responde directamente a la Alcaldía, la cual es su superior jerárquico.

• Emitir directrices que contengan los requisitos y procedimientos a cumplir en relación con los procesos de contratación administrativa.
• Establecer los controles necesarios relativos a los procesos de contratación de bienes y servicios, así como a la ejecución contractual.
• Elaborar y mantener actualizado el Programa de Adquisiciones.
• Consolidar las adquisiciones de bienes y servicios, en casos de compras que pueden representar economías de escala o se puedan agrupar en objetos iguales o similares.
• Recibir, revisar la solicitud de contratación en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP) y definir los procedimientos de contratación a seguir, conforme a la normativa vigente.
• Custodiar la información de los expedientes físicos existentes de los procedimientos de contratación o de cualquier información o documento que se relacionen con éstos.
• Respaldar los expedientes electrónicos de SICOP.
• Definir el procedimiento de contratación que corresponde en función de los bienes y servicios solicitados y del monto potencial del contrato.
• Confeccionar y tramitar los carteles de cada contratación con el apoyo de los usuarios o unidades técnicas.
• Definir las fechas del inicio de recepción de ofertas, cierre de recepción de ofertas, fecha y hora de apertura de ofertas y el plazo de adjudicación. 
• Atender las consultas por parte de los interesados en participar en los
  procedimientos de contratación. 
• Dar trámite a las aclaraciones y/o recursos de objeción que se reciban en contra de los carteles de las contrataciones.
• Realizar la apertura de ofertas.
• Remitir, según su criterio y cuando corresponda, las ofertas recibidas en cada trámite de contratación a las unidades técnicas o solicitantes para su evaluación y respectivo estudio de ofertas. 
• Recomendar la adjudicación de las contrataciones, si el reglamento lo autoriza.
• Comunicar el acto final (adjudicación, infructuoso o desierto) para cada uno de los
  procedimientos de contratación.
•  Atender recursos de revocatoria o de apelación que deben ser resueltos por otras instancias adjudicadoras.
• Elaborar los contratos mediante las cuales se formalicen las contrataciones sean producto de procedimientos ordinarios o no.
• Mantener actualizado, en orden y debidamente foliados los expedientes de las compras que se lleven a cabo físicamente.
• Apoyar a los colaboradores de la Municipalidad en los procesos de contratación administrativa de manera que estos reciban toda la información que sobre la materia requieran.
• Recibir o coordinar la recepción y hacer entrega de los bienes adquiridos producto de los trámites de compra. 
• Tramitar el pago de todos los bienes y servicios adquiridos por la Municipalidad.
• Administrar el inventario de suministros de la Municipalidad y realizar la recepción, des almacenaje, custodia temporal, manejo, control y pagos de los bienes adquiridos por la Municipalidad.
• Realizar los trámites bancarios, reclamos ante proveedores o sus representantes o ante el Instituto Nacional de Seguros.
• Mantener a derecho el estado de las Garantías de Participación y Cumplimiento, siguiendo las disposiciones establecidas en la normativa vigente.
• Realizar, oficiosamente, los procesos de cobro de multas, resoluciones, rescisiones, ejecuciones de garantías, procesos sancionatorios, reclamos administrativos, en materia de contratación administrativa.
• Garantizar que la información registrada en SICOP, sea oportuna, confiable, y transparente a los administrados, respetando los procedimientos emanados en este sentido por la Contraloría General de la República.
• Elevar a superior inmediato informes periódicos de todas las contrataciones formalizadas en la institución, según lo establecido en los documentos internos.
• Cualquier otra función establecida en la LCA, RCA o el presente reglamento.
• Manejo y administración del uso del Sistema de Compras Públicas SICOP de acuerdo a los roles definidos por el sistema.
• Realizar cualquier otro trámite adicional validado por SICOP de acuerdo a sus competencias. 
• Recibir y validar las facturas del bien o el servicio garantizando la exactitud del pago, con el recibido conforme del administrador del contrato para proceder con el pago correspondiente.
• Aprobación de facturas en el Sistema de ATV del Ministerio de Hacienda.
• Pasar a Tesorería reporte de facturas pendientes de pagar con copia al administrador del contrato.
• Administrar la bodega de suministros de oficina para suplir las necesidades de los colaboradores de la Municipalidad, llevando un control e inventario de los mismos, tanto en las salidas como entradas de productos. Velando de manera adecuada por la distribución de los mismos.
• Mensualmente informar el inventario inicial y final a la Contabilidad y colaborar con la verificación por dicho departamento den la realización de una auditoria física a la bodega.
• Evaluar a los proveedores periódicamente, de acuerdo con su especialidad y al servicio brindado a la Municipalidad, conjuntamente con el usuario.
• Coordinar con el área correspondiente la administración de los contratos.
• Recomendar a los proveedores registrarse en línea con el SICOP.
• Apoyar en la gestión y seguimiento de auditorías internas y externas.
• Entregar y dar seguimiento a los indicadores de gestión afines al puesto.
• Efectuar otras tareas propias del puesto.

Efectuar los procesos de contratación pública (bienes, servicios, obra pública), necesarios para satisfacer las necesidades del cantón de San Mateo y el gobierno local, velando el cumplimiento de los principios de eficiencia, eficacia, publicidad, libre competencia, igualdad, buena fe e intangibilidad patrimonial.

1. Conducir el procedimiento de contratación pública; determinar el tipo de procedimiento y la modalidad a contratar.
2. Garantizar la efectividad en el proceso estricto de la contratación administrativa, velando que se cumplan los lineamientos establecidos por la ley específica y su reglamento.
3. Asesorar a los departamentos de la administración, cuando estos lo requieran, en la selección de la modalidad contractual más adecuada, según las necesidades y montos presupuestados autorizados.

• Programa anual de adquisiciones elaborado.
• Solicitudes de bienes y servicios atendidas.
• Tramites de compra recomendados, notificados y formalizados.
• Bienes y servicios recibidos por los proveedores.
• Bienes y servicios adquiridos entregados al usuario.
• Compras directas y licitaciones efectuadas.
• Controles actualizados sobre contratos, compras y distribución de materiales, equipo y servicio.
• Sistema de control interno de la proveeduría en funcionamiento.
• Expedientes de compras actualizados y ordenados.
• Informes de trámites de contratación realizados.
• Emisión de órdenes de compra.
• Expedientes gestionados.
• Informes elaborados.
• Registro y control de los bienes adquiridos al día.
• Inventarios de bienes y suministros actualizado.

2021

Programa de adquisiciones 2021

Programa de adquisiciones 2021, Modificacion 1

2020

Programa de adquisiciones 2020

Programa de adquisiciones 2020, Modificacion 1

Programa de adquisiciones 2020, Modificacion 2

Programa de adquisiciones 2020, Modificacion 3

MSM, Reglamento de Caja Chica, LG 266 COMP_05_11_2020

MSM, Reglamento del Sistema de Adquisiciones, LG117, COMP_24_06_2019, p 45-49

Manual de Procedimientos de la Proveeduría de la Municipalidad de San Mateo

Mecanismo de Control y Seguridad para la Administracion de las Bodegas, 24-09-20